El “mapa del tesoro” de la IA para empresas y organizaciones. 3ª Parte: EL PLAN DE ACCIÓN

Guía y camino para la incorporación de los sectores privado y público a la revolución de la Inteligencia Artificial

16 junio, 2023

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Pasos para incorporar la IA a las empresas y las organizaciones. RTVE

Una vez que hemos completado los 10 pasos para la elaboración del Plan de acción (El “mapa del tesoro” de la IA para empresas y organizaciones. 2ª Parte: los 10 PASOS PARA DISEÑAR EL PLAN DE ACCIÓN), es el momento para su diseño. El Plan de acción es el conjunto de actividades programadas (hoja de ruta) para la implantación de la Inteligencia Artificial en las empresas o en la organización.

El marco temporal y la duración del Plan de acción y el diseño de sus fases dependerá de las características de la empresa u organización en cuestión. Para su elaboración tendremos en cuenta al menos los siguientes ítems: Fases, Objetivos, Actividades, Equipo implicado, Tecnologías a aplicar, Indicadores de resultado, Evaluación y Presupuesto.

A continuación, mostramos una proyección de un Plan de acción que hemos diseñado para las entidades del sector financiero, se trata de un documento que puede ser tomado de referencia para su aplicación a otras entidades y empresas, con sus correspondientes adaptaciones.

FASE 0.- ALINEACIÓN DEL PLAN CON LOS ÓRGANOS DE DIRECCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Duración: 3 meses.

Objetivos:

Trabajar directamente con la dirección de la entidad financiera en el diseño de la estrategia y líneas maestras del plan.
Detectar las oportunidades para una mejor prestación de servicios.
Trazar las líneas maestras y hoja de ruta de la intervención.

Actividades:

Creación del Grupo Motor del proyecto.

Sintonización del Grupo Motor con el proyecto.
Reuniones para el diseño del proceso.
Establecimiento de la visión, misión, objetivos y la hoja de ruta a seguir.
Establecimiento de un cronograma con reuniones intermedias para evaluar el avance del proceso.
Diseño del relato, la declaración fundacional y su comunicación a los departamentos afectados y al conjunto de la organización.
Declaración formal del inicio del proyecto por parte de la dirección y su comunicación a las áreas, personas implicadas, resto de empleados, clientes y accionistas (en su caso).

Equipo implicado:

Persona o personas responsables de la entidad financiera encargadas de liderar el proceso.
Consultores expertos en la gestión del cambio, reingeniería de procesos y liderazgo.
Asesor en materia tecnológica y de implantación de procesos basados en la Inteligencia Artificial.
Personal del banco que se encarga de las tareas de asesoramiento y atención al público que van a participar en la implantación inicial del proyecto.

Tecnologías a aplicar:

Se realiza una preselección de aplicaciones basadas en la IA con las que se va a trabajar de las que se establecieron en la segunda parte de la presente Guía (Big data, Aprendizaje automático, NLP, Reconocimiento de imágenes, Robo-advisors, Asistentes virtuales, Minería de datos, Redes neuronales, Blockchain, Análisis de voz, Análisis de cartera, Inteligencia Artificial generativa…) con referencia a casos de uso y empresas que las están utilizando. Junto a ellas también se plantean otras complementarias (Realidad aumentada, Hologramas, etc.).

Indicadores de resultado:

Nº de reuniones preparatorias llevadas a cabo.
Nº de documentos operativos e informes para el desarrollo de la acción elaborados.
Nº de personas implicadas en la puesta en marcha del proyecto.
Nº de departamentos que participan.

Evaluación Fase 0:

Se procede a la realización de una evaluación “ex ante” para poder determinar el punto de partida y medir los avances en la fase y el resto de fases.

*NOTA. Para el éxito del proyecto es trascendental poder recabar los apoyos y el compromiso necesario de la dirección de la entidad financiera, pues el proyecto implica cambios culturales de gran calado que van a encontrar resistencias en los trabajadores.

FASE I.- PREPARACIÓN DE LAS OPERACIONES Y RECURSOS NECESARIOS

Duración: 4 meses.

Objetivos:

Identificar oportunidades para la aplicación de la Inteligencia Artificial en la entidad.
Identificar las actividades que la IA puede realizar en el asesoramiento financiero.
Identificar las tecnologías a implementar.
Establecer la proyección de escenarios de futuro.
Identificar los recursos humanos necesarios.
Diseñar un plan de formación para los recursos humanos.

Actividades:

Desarrollo de las tareas de logística para llevar a cabo los trabajos. Elaboración del informe sobre los trabajos que la IA puede realizar en el entorno de trabajo.
Elaboración del informe sobre las tecnologías implicadas en el proceso y hoja de ruta para su implementación.
Informe sobre los escenarios de futuro y observatorio permanente de las tecnologías emergentes para su implementación.
Determinación de los perfiles profesionales y selección del personal que va a participar en el proyecto.
Desarrollo del plan de formación y capacitación en competencias requeridas del personal implicado (manejo de las aplicaciones de Inteligencia Artificial y soft skills).
Rediseño de los nuevos flujos y ciclo (flujograma) de trabajo con la descripción de los roles de la IA y el personal.
Definición de los procesos de calidad y certificación de los mismos por una entidad especializada.
Creación del observatorio del cambio para analizar de manera permanente nuevas tecnologías y prácticas y la innovación permanente.
Plan de recursos humanos y definición de nuevos perfiles que mejor se adaptan a las nuevas tareas.
Selección de proveedores y herramientas de IA, adquisición de datos y entrenamiento de modelos
Identificación de los casos de uso más relevantes y de mayor impacto para el banco.

Equipo implicado:

Coordinador del proyecto.
Consultores expertos en la gestión del cambio, reingeniería de procesos y liderazgo.
Asesor en materia tecnológica y de implantación de procesos basados en la Inteligencia Artificial. Capacitadores en el manejo de las herramientas de IA.
Capacitadores expertos en cambio organizacional reingeniería de procesos y soft skills.
Personal de la entidad que se encarga de las tareas de asesoramiento y atención al público que van a participar en la implantación inicial del proyecto.

Tecnologías a aplicar:

Se realiza una preselección de tecnologías basadas en la IA con las que se va a trabajar con la referencia de las empresas que las están utilizando (Big data, Aprendizaje automático, NLP, Reconocimiento de imágenes, Robo-advisors, Asistentes virtuales, Minería de datos, Redes neuronales, Blockchain, Análisis de voz, Análisis de cartera, etc.).
Junto a ellas también se plantean otras complementarias relacionadas con las tecnologías de la Cuarta Revolución Industrial (Realidad aumentada, Hologramas, etc.).

Indicadores de resultado:

Nº de reuniones preparatorias llevadas a cabo.
Nº de documentos operativos e informes para el desarrollo de la acción elaborados.
Nº de horas de formación desarrolladas.
Nº de personas formadas.
Nº de innovaciones implementadas.
Nº de tareas en las que se implica la IA.
Nº de personas implicadas en la puesta en marcha del proyecto.
Nº de departamentos que participan.

Evaluación de la Fase I.

Se procede a la realización de una evaluación “in itinere” para determinar los avances producidos al finalizar la fase.

FASE II.- DISEÑO DE UN PROTOTIPO Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DEL MISMO

Duración: 4 meses.

Objetivos:

Desarrollar el prototipo funcionando en fase piloto y su implantación en 1 departamento de la entidad y 5 equipos.
Ajustar los procesos colaborativos de trabajo trabajadores / Inteligencia Artificial.
Evaluar los resultados y realizar los ajustes para su correcto funcionamiento.
Preparar las intervenciones para replicar el proceso.
Introducir cambios en el prototipo para mejorar la eficacia y eficiencia del proceso.

Actividades.

Testeo y evaluación de las actividades, tecnologías y procesos colaborativos trabajadores/ IA.
Desarrollo del trabajo ordinario con clientes de la entidad financiera.
Realización de encuestas de satisfacción de los clientes.
Establecimiento de ajustes en el flujo y ciclo de trabajo.
Capacitación continua para afianzar las nuevas competencias (tecnológicas y soft skills).
Ajustes finales del prototipo y sus funcionalidades.
Primeras pruebas para la integración del prototipo en otros departamentos de la entidad y primeras pruebas de funcionamiento.
Informe final para la implementación en la tercera fase.

Tecnologías a aplicar.

Selección y testeo de tecnologías más sofisticadas entre el panel de tecnologías propuestas para reforzar el aprendizaje (a las que se irán acompañando las emergentes que vayan apareciendo).

Indicadores de resultado:

Nº de clientes atendidos.
Nº de clientes satisfechos.
Nº de tareas realizadas.
Nº de tecnologías implicadas
Nº de profesionales implicados.
Nº de innovaciones incorporadas
Nº de competencias adquiridas
Nº de procesos abordados.

Equipo implicado:

Coordinador del proyecto.
Consultores expertos en la gestión del cambio, reingeniería de procesos y liderazgo.
Asesor en materia tecnológica y de implantación de procesos basados en la Inteligencia Artificial.
Capacitadores en el manejo de las herramientas de IA.
Capacitadores expertos en cambio organizacional, reingeniería de procesos y soft skills.
Personal de la entidad que se encarga de las tareas de asesoramiento y atención al público que van a participar en la implantación inicial del proyecto.
Responsable de realización del proyecto ampliado a otras áreas del banco.

Evaluación de la Fase II.

Se procede a la realización de una evaluación “in itinere” para determinar los avances producidos al finalizar la fase y la relación coste / beneficios.

FASE III.- CONSOLIDACIÓN DEL MODELO E IMPLANTACIÓN EN EL CONJUNTO DE LA ENTIDAD

Duración: 4 meses.

Objetivos:

Desarrollar el proyecto de manera normalizada en la entidad financiera en todas sus áreas y departamentos.
Continuar los ajustes de los procesos con el conjunto de áreas del banco.
Continuar la formación continua de los trabajadores.
Ajustar las tecnologías a aplicar basadas en la IA.
Establecer el grado de satisfacción de los clientes.
Evaluar los resultados y realizar los ajustes finales para su correcto funcionamiento.
Definir los protocolos y procedimientos para la implantación masiva.
Preparar las intervenciones para replicar el proceso en la fase ampliada.

Actividades.

Puesta en funcionamiento de los procesos en el conjunto de la entidad.
Realización de las tareas de coordinación práctica de las actividades con otras áreas del banco.
Realización del informe de uso de las tecnologías.
Realización de encuestas de satisfacción de los clientes con el servicio.
Realización de los ajustes finales y elaboración del informe para la prestación de los servicios.
Realización de las actividades de formación continua entre el personal y normalización de las mismas.
Realización de las tareas de evaluación y realización del informe de evaluación de los resultados.
Realización supervisada del ciclo y flujos de trabajo y elaboración final del manual de procedimientos.
Elaboración del manual de implantación de la Inteligencia Artificial al conjunto de la entidad.
Realización de las tareas de implantación de las nuevas actividades al conjunto de la entidad.

Tecnologías a aplicar.

Utilización de tecnologías más sofisticadas para reforzar el aprendizaje. Desarrollo del aprendizaje híbrido.
Testeo permanente de las tecnologías emergentes e incorporación de las mismas.

Indicadores de resultado:

Nº de clientes atendidos.
Nº de encuestas realizadas
% de clientes satisfechos.
Nº de horas de formación.
Nº de tareas realizadas.
Nº de tecnologías implicadas
Nº de profesionales implicados.
Nº de innovaciones incorporadas
Nº de competencias adquiridas.
Nº de procesos abordados.

Equipo implicado:

Coordinador del proyecto.
Consultores expertos en la gestión del cambio, reingeniería de procesos y liderazgo.
Asesor en materia tecnológica y de implantación de procesos basados en la Inteligencia Artificial. Capacitadores en el manejo de las herramientas de IA.
Capacitadores expertos en cambio organizacional reingeniería de procesos y soft skills
Personal del banco que se encarga de las tareas de asesoramiento y atención al público que van a participar en la implantación inicial del proyecto.
Responsable de realización del proyecto ampliado a otras áreas del banco.

Evaluación de la Fase III.

Se procede a la realización de una evaluación “ex post” para determinar los avances producidos al finalizar la fase y la relación coste / beneficios.
El ejercicio que te hemos mostrado en la Guía es una síntesis de los trabajos e investigación llevada a cabo de manera conjunta con Claudia Casco para la implantación de la Inteligencia Artificial a las empresas y organizaciones tomando como referencia el ejemplo de las entidades financieras.
Tarde o temprano, tendremos que realizar este ejercicio para poder surfear el tsunami tecnológico que supone la Inteligencia Artificial y sacar todo el partido a esta revolución que ya está aquí.

Adelante!!

(NOTA: Con este trabajo ponemos fin a la serie de tres sobre la IMPLANTACIÓN DE LA IA EN LAS EMPRESAS Y LAS ORGANIZACIONES. Los dos capítulos anteriores pueden leerse a través de los enlaces que incluimos a continuación).

(Juan Carlos Casco Casco es un experto y consultor en Prospectiva, Educación y Emprendimiento de prestigio internacional y actividad en España y en diferentes países de Europa y Latinoamérica).